Toda compra do motel, das bebidas do frigobar aos produtos de limpeza, gera uma NF-e que o fornecedor registra na SEFAZ. Levar essa nota para dentro do sistema sempre deu trabalho: pedir o XML ao fornecedor, digitar item por item no estoque e depois lançar cada boleto nas contas a pagar.
Agora o MotelMais encurta esse caminho. O sistema busca na SEFAZ todas as notas emitidas para o CNPJ do motel e as deixa prontas para entrar no estoque e no financeiro. O recurso se chama NF-e recebidas e já está disponível para todos os clientes MotelMais.
Sem pedir XML e sem digitar item por item
A nota chega ao MotelMais com o que importa: fornecedor, produtos, quantidades, valores e parcelas. Dar entrada no estoque deixa de ser digitação e passa a ser conferência: a equipe verifica se a mercadoria que chegou bate com a nota e salva.
O sistema também aprende com o uso. Na primeira nota de um fornecedor, você indica a qual produto do seu estoque corresponde cada item da nota. Daí em diante, as notas seguintes desse fornecedor já chegam com os produtos reconhecidos.
Menos digitação também quer dizer menos erro: quantidade trocada, preço com a vírgula no lugar errado, item que ficou de fora.
Contas a pagar com as parcelas certas
Para quem usa o financeiro do MotelMais, a mesma nota que alimenta o estoque gera as contas a pagar: uma despesa para cada parcela, com o vencimento e o valor que estão na NF-e. Uma compra parcelada em três boletos vira três contas, cada uma na data certa, sem ninguém copiar vencimento à mão.
Estoque e financeiro passam a partir do mesmo documento, e os números dos dois conversam.
Nenhuma nota emitida para o seu CNPJ passa despercebida
Como a busca é feita direto na SEFAZ, aparecem todas as notas emitidas para o CNPJ do motel, inclusive as que ninguém estava esperando. Isso vai além da organização: se surgir uma compra que o motel não fez, ela pode ser recusada oficialmente, o que protege a empresa contra o uso indevido do seu CNPJ.
Notas canceladas pelo fornecedor também aparecem como canceladas, sem deixar dúvida sobre o que vale.
A manifestação do destinatário em dia
A manifestação do destinatário é a resposta oficial da empresa à SEFAZ sobre cada nota emitida para o seu CNPJ: se a compra aconteceu, se não se concretizou ou se a empresa não a reconhece. Existe ainda a ciência, que só registra que a empresa sabe da nota. Cada etapa tem prazo, e em alguns estados parar na ciência, sem a resposta final, pode gerar multa.
No MotelMais, a manifestação deixa de ser uma tarefa à parte:
- A confirmação vai sozinha. Quando a nota entra no estoque, o MotelMais envia à SEFAZ a confirmação da operação. Depois dela, o fornecedor não pode mais cancelar a nota.
- Os prazos ficam à vista. O sistema avisa quando uma nota está perto de perder o prazo de manifestação.
- O contador pode continuar participando. Se o escritório de contabilidade também manifesta as notas, basta combinar quem responde cada uma. Se os dois enviarem a mesma manifestação, a SEFAZ registra uma vez só.
Onde o tempo volta para a gestão
Somando tudo, a rotina de compras perde as etapas que não acrescentam nada: procurar arquivo no e-mail e no WhatsApp, redigitar nota, copiar vencimento, lembrar de manifestar. Fica o que precisa de olho humano: conferir se a mercadoria chegou certa e decidir o que fazer com uma nota inesperada.
| Tarefa | Antes | Com NF-e recebidas |
|---|---|---|
| Conseguir a nota | Pedir o XML ao fornecedor | O MotelMais busca na SEFAZ |
| Entrada no estoque | Digitar item por item | Conferir e salvar |
| Contas a pagar | Lançar cada boleto à mão | Uma despesa por parcela, com o vencimento da nota |
| Manifestação | Tarefa separada, fácil de esquecer | Confirmação automática e aviso de prazo |
| Nota inesperada | Passa despercebida | Aparece com as outras e pode ser recusada |
Para o gestor, o ganho também é de visão. Em um só lugar, dá para saber quais compras ainda aguardam entrada no estoque, quais já foram lançadas e quais precisam de uma resposta à SEFAZ.
Disponível para todos os clientes MotelMais
O NF-e recebidas já está liberado para todos os clientes. Para ativar, o motel precisa de:
- Certificado digital A1 da empresa (e-CNPJ), o mesmo tipo usado para emitir notas. O certificado A3, em cartão ou token, não serve: a consulta à SEFAZ é automática, e não há ninguém por perto para conectar o cartão.
- Emissão de NFC-e configurada no MotelMais, porque a consulta é feita para o mesmo CNPJ.
O certificado e a senha ficam guardados criptografados e só são usados para consultar a SEFAZ e enviar as manifestações que o motel pedir. O certificado da matriz também atende as filiais, que têm o mesmo começo de CNPJ.
Na ativação, a primeira consulta já traz as notas dos últimos 90 dias, o período que a SEFAZ mantém disponível. A partir daí as notas novas chegam sozinhas. Como a SEFAZ exige um intervalo entre as consultas, uma nota recém-emitida pode levar cerca de uma hora para aparecer.
Já é cliente? O recurso já está liberado: tenha o certificado A1 em mãos e, se precisar de ajuda para ativar, fale com o nosso suporte. Ainda não usa o MotelMais? Peça uma demonstração e veja compras, estoque e financeiro funcionando a partir da mesma nota.